Travaillez plus intelligemment, pas plus fort

Toute entreprise doit s’efforcer de travailler plus intelligemment et plus efficacement. Cela permettra de stimuler la productivité, la créativité et l’efficacité, et d’économiser une énergie précieuse. Par conséquent, la clé d’une meilleure productivité dans les activités, y compris les laboratoires, est de travailler plus intelligemment et pas plus fort. La trousse EnrichPod a été créée dans un souci d’efficacité du laboratoire. Elle contient une pochette d’enrichissement déshydratée permettant de regrouper différentes étapes en une seule. Bien sûr, il existe différentes façons d’atteindre ces objectifs. Nous avons sélectionné ici six conseils que nous avons trouvés particulièrement intéressants pour atteindre la qualité et l’efficacité dans le laboratoire.

1 – Optimisez les processus et le flux de travail du laboratoire

Les processus et le flux de travail du laboratoire doivent être aussi simples et directs que possible afin d’optimiser la vitesse, les coûts et les ressources. Le diagramme spaghetti est une bonne façon de commencer et de représenter visuellement le flux de travail actuel. Le diagramme sert de carte visuelle pour analyser le processus à l’aide d’une ligne de flux continu retraçant le flux de travail du processus de laboratoire. Cela permet de mieux comprendre le processus actuel et de cerner les étapes redondantes ou inutiles. Les étapes qui se chevauchent doivent être réduites au minimum et le diagramme doit être optimisé. Un flux de travail optimisé permettrait même d’organiser le laboratoire de façon appropriée, en ayant des postes de travail qui suivent les processus de laboratoire.

Les laboratoires ont de nombreuses étapes redondantes qui pourraient être éliminées ou optimisées pour obtenir le meilleur processus. Un des nombreux exemples est la préparation du bouillon d’enrichissement, qui peut être longue et fastidieuse. C’est pourquoi LABPLAS a développé un produit destiné à aider les techniciens à gagner du temps et à faciliter cette étape. La trousse EnrichPod est un sac stérile indépendant contenant une poche de bouillon d’enrichissement déshydraté prédosé qui se dissout facilement dans l’eau pour une utilisation aisée. Ce produit a été conçu pour permettre un flux de travail simplifié lors de l’exécution de la méthode d’isolement de Listeria monocytogenes du Food Safety and Inspection Service du département de l’Agriculture des États-Unis ou de la méthode d’isolement de Salmonella spp.pour 25 g d’échantillon et (ou) pour l’environnement des échantillons en utilisant respectivement du bouillon modifié de l’Université du Vermont ou de l’eau peptonée tamponnée.

2 – Organisez votre temps et votre lieu de travail

Connaître la durée de chaque tâche est la première étape pour gérer efficacement le temps et réduire les temps d’arrêt. Cet exercice doit être fait en fin de journée en analysant chaque tâche effectuée au cours de la journée. Cela permet de mieux se préparer pour les jours à venir lors d’affectations de tâches similaires. Au contraire, le début de la journée doit être consacré à la planification et à la hiérarchisation de chaque tâche.

En prenant note des tâches à accomplir, vous organisez la journée non seulement en gagnant du temps, mais aussi en réduisant le stress des employés.

Nous recommandons également la trousse EnrichPod pour raccourcir le temps de préparation. Il n’est pas nécessaire de préparer le support à l’avance et de le stériliser. Comme indiqué précédemment, ces étapes peuvent être longues et fastidieuses, et elles nécessitent une planification. Dans ce cas, vous n’avez besoin que de l’eau stérile.

Il est certainement essentiel d’organiser son temps, mais il peut être tout aussi bénéfique d’organiser son lieu de travail. Un lieu de travail bien disposé garantit la sécurité et la productivité, et évite les retards et le temps perdu à essayer de déterminer la tâche suivante ou à chercher des instruments et un équipement. Tout doit être facilement accessible et affiché pour travailler de manière efficace et efficiente. Les postes de travail doivent avoir chacun leur utilité et être aussi intuitifs que possible. Les zones de circulation doivent être dégagées, et l’équipement doit être nettoyé et rangé à sa place.

3 – Embauchez les bonnes personnes

En embauchant les bonnes personnes, vous augmentez considérablement l’efficacité. L’embauche de personnes ayant de l’expérience et des idées nouvelles peut améliorer la dynamique du laboratoire. C’est toujours un avantage d’avoir une personne qui s’adapte rapidement, qui est polyvalente et qui n’a pas besoin de beaucoup de formation supplémentaire, surtout quand l’on sait que la formation d’une personne ayant moins d’expérience peut prendre jusqu’à 70 % de temps de plus que celle d’une personne possédant les compétences.¹

Une autre raison pour laquelle il est important de recruter les bonnes personnes est le coût associé à un taux de roulement élevé. La Society for Human Resource Management (SHRM) a estimé que le coût du remplacement des superviseurs, des techniciens et des cadres se situe entre 50 et 100 pour cent des salaires des employés.² Le fait de disposer de personnes ayant des compétences différentes, mais complémentaires présente également des avantages, par exemple le fait de disposer de personnes ayant de bonnes compétences techniques tout en ayant d’autres personnes ayant de meilleures compétences en gestion. Les gestionnaires doivent également veiller à fournir toutes les conditions nécessaires au travail des employés, ainsi qu’à maintenir leur motivation, leur implication et leur enthousiasme dans leur travail.

4 – Normalisez vos habitudes de travail

La normalisation est importante et le fait de rédiger les normes sous forme de procédures normales d’exploitation (PNE) peut aider les employés à suivre une méthode précise. Les PNE sont des instructions écrites étape par étape qui doivent inclure des détails sur les normes et les risques potentiels et leur atténuation.

En général, les gens abordent chaque problème ou tâche de leur propre façon. Les procédures normales d’exploitation les plus courantes sont rédigées pour la production, ce que les gens considèrent comme une procédure fondamentale. Cependant, ils ne voient généralement pas sa pertinence dans d’autres circonstances, comme dans les laboratoires. En fait, des PNE devraient exister pour chaque service.

Dans les laboratoires, on doit pouvoir reproduire chaque analyse, quel que soit le technicien ou le chercheur qui suit la procédure. Les variations dans les processus peuvent avoir un impact important sur le temps, la qualité et les résultats de l’analyse. Les procédures normalisées écrites permettent également de se souvenir de chaque étape et d’éviter les erreurs. La normalisation peut être particulièrement utile en cas d’interruptions ou de situations imprévues. Cela permet d’améliorer la gestion du temps, la qualité des résultats, la planification et l’efficacité globale.

5 – Favoriser une culture de l’innovation

La routine et le confort sont les ennemis du progrès et de l’innovation. Comme toute autre entreprise, un laboratoire doit chercher à s’améliorer et à innover. La normalisation et les PNE ne doivent pas freiner l’amélioration. Il est important de garder l’esprit ouvert et de toujours améliorer les processus, car ils peuvent être désuets pour différentes raisons, p. ex. des progrès technologiques, de nouvelles découvertes, de nouvelles méthodes, etc. Le milieu du travail doit y contribuer. Les employés visent une amélioration continue. Cela permet non seulement de maintenir la motivation des employés, mais aussi d’améliorer l’efficacité et la qualité globale. Pour être capable de créer un tel environnement, il est important de mettre continuellement les gens au défi d’auto-réfléchir sur leurs propres tâches. Il est également important que le gestionnaire promeuve ce type d’environnement en encourageant la communication et la camaraderie entre les employés; c’est aussi un aspect où le recrutement des bonnes personnes fera une grande différence. Toutefois, il convient de consacrer du temps à ces améliorations, de les examiner et les valider scientifiquement dans la mesure du possible.

6 – Optimisez les outils et équipements

Le bon équipement peut faire la différence et le disposer est peut-être aussi important que d’avoir les bonnes personnes qui le manipulent. Des outils ou un équipement inappropriés entraîneront des erreurs et compromettront les résultats de l’analyse. En fin de compte, ils mettent en danger l’ensemble du processus et créent donc des résultats imprécis et inexacts. L’outil ou l’équipement approprié peut réduire le temps de manipulation, produire des résultats de haute qualité et éviter les temps d’arrêt.

Les tâches dans les laboratoires comprennent de nombreuses étapes répétitives qui ont été progressivement automatisées pour gagner du temps et pour optimiser les résultats. Investir dans des outils et un équipement de meilleure qualité permettra de générer plus de capital à terme. En tenant compte de toutes ces expériences réelles, LABPLAS a développé la trousse EnrichPod afin de répondre aux besoins d’un marché en constante évolution.

En résumé, il existe de nombreuses manières différentes d’améliorer l’efficacité d’un laboratoire. Les tâches doivent être planifiées, les collègues doivent travailler en synergie, les processus, le flux de travail, le temps et l’équipement doivent être optimisés, etc. Pour être efficace, il n’est pas nécessaire de se surmener, mais seulement de faire les choix les plus judicieux et les plus intelligents. Ce ne sont là que six suggestions pour partir du bon pied. Le respect de ces principes devrait permettre de réduire considérablement les coûts, et d’améliorer la gestion du temps et l’efficacité globale. Ils peuvent également contribuer à améliorer le moral dans le laboratoire et la santé mentale des employés.

LABPLAS aspire toujours à s’améliorer et vise à suivre ces conseils, ainsi qu’à rechercher en permanence une meilleure compréhension des besoins de ses clients. En conséquence, LABPLAS conçoit et crée des produits tels que la trousse EnrichPod pour aider à résoudre les problèmes qui peuvent exister dans le laboratoire. Ce produit en est l’illustration puisqu’il a été développé pour gagner de l’espace et du temps sans qu’il soit nécessaire de le peser ou de l’autoclaver. Les trousses peuvent également être conservées à température ambiante et les sacs peuvent tenir debout tout seuls. Pour tous vos besoins en outils d’échantillonnage, visitez le site Web de LABPLAS.

¹ Morris Bixby (2017). Why is Hiring The Right Person Essential? (Pourquoi est-il essentiel d’embaucher la bonne personne?) Extrait de https://www.morrisbixby.com/2017/03/17/hiring-right-person-essential/.

² Galbreath. R. (2000). Employee turnover hurts small and large organization profitability (Le roulement du personnel nuit à la rentabilité des petites et des grandes organisations) [Livre blanc de la SHRM]. Extrait de www.shrm.org/hrresources/whitepapers.